Guide Utilisateur

Creer votre compte

La creation de votre compte MAOS se fait en 5 etapes simples. L'ensemble du processus prend moins de 3 minutes.

1. 1Rendez-vous sur www.maossoft.com et cliquez sur "Commencer gratuitement".
2. 2Renseignez votre adresse email professionnelle et choisissez un mot de passe securise (minimum 8 caracteres, incluant majuscule, chiffre et caractere special).
3. 3Selectionnez votre secteur d'activite (Gestion commerciale, Restauration, Services, etc.). Ce choix determine les modules actives par defaut.
4. 4Choisissez votre pays (Maroc, France, ou International). MAOS configure automatiquement le plan comptable, la devise et les taxes correspondantes.
5. 5Selectionnez votre pack (STANDARD, PRO ou PRO+). Vous pouvez changer de pack a tout moment depuis les parametres.

Premiere connexion

Apres la creation de votre compte, vous etes automatiquement connecte a votre espace MAOS. Voici ce que vous verrez :

• Tableau de bord : Vue d'ensemble de votre activite (vide au debut, il se remplit a mesure que vous saisissez des donnees).
• Sidebar gauche : Acces a tous les modules actifs de votre pack.
• MAOS Talk : L'assistant IA en bas a droite, pret a repondre a vos questions.

Naviguer dans MAOS

L'interface MAOS est organisee pour un acces rapide a toutes vos donnees :

• Sidebar (menu lateral) — Presente a gauche sur desktop, accessible via le menu hamburger sur mobile. Chaque module (Ventes, Achats, Stock, etc.) est regroupe dans une section depliable.
• Tableau de bord — La page d'accueil apres connexion. Affiche les KPIs cles : chiffre d'affaires, factures impayees, commandes en cours, niveau de stock.
• Recherche — Utilisez MAOS Talk pour chercher n'importe quelle information. Tapez "Cherche la facture 1234" ou "Quel est le solde du client X ?".
• Fil d'Ariane — En haut de chaque page, le breadcrumb vous indique votre position et permet de revenir facilement en arriere.

Configurer votre entreprise

Depuis Parametres > Entreprise, configurez les informations de votre societe :

1. 1Logo de l'entreprise : Uploadez votre logo au format PNG ou JPG. Il apparaitra sur tous vos documents (factures, devis, bons de commande).
2. 2Informations legales : Raison sociale, forme juridique, numero de registre de commerce (RC), identifiant fiscal (IF), ICE.
3. 3Adresse : Adresse complete du siege social qui figurera sur vos documents officiels.
4. 4Devise : Selectionnez votre devise principale (MAD, EUR, USD). Les transactions dans d'autres devises seront converties automatiquement.
5. 5Informations bancaires : RIB et coordonnees bancaires pour affichage sur les factures.

Creer un client

Rendez-vous dans CRM > Clients et cliquez sur Nouveau client.

1. 1Renseignez le nom du client (personne ou societe).
2. 2Selectionnez le type : Individu ou Societe.
3. 3Ajoutez le groupe client (Particulier, Professionnel, Grossiste, etc.).
4. 4Renseignez les informations de contact : email, telephone, adresse.
5. 5Enregistrez. Le client est immediatement disponible dans tous les formulaires de vente.

Creer un devis

Depuis Ventes > Devis, cliquez sur Nouveau devis.

1. 1Selectionnez le client dans la liste deroulante.
2. 2Ajoutez les articles : recherchez par nom ou code, precisez la quantite et le prix unitaire.
3. 3Les taxes (TVA) sont calculees automatiquement selon le profil fiscal de votre entreprise.
4. 4Ajoutez une remise globale si necessaire (en pourcentage ou en montant fixe).
5. 5Verifiez le total et cliquez sur Enregistrer. Le devis est cree en statut Brouillon.
6. 6Cliquez sur Confirmer pour envoyer le devis au client ou le convertir en commande.

Convertir un devis en commande

Lorsque votre client accepte le devis, vous pouvez le convertir en commande client en un clic :

1. 1Ouvrez le devis accepte depuis Ventes > Devis.
2. 2Cliquez sur le bouton Convertir en commande.
3. 3MAOS pre-remplit automatiquement la commande avec toutes les informations du devis (client, articles, prix, taxes).
4. 4Verifiez les informations et cliquez sur Confirmer.

Creer une facture

Depuis Ventes > Factures, cliquez sur Nouvelle facture.

1. 1Selectionnez le client.
2. 2Ajoutez les articles avec quantites et prix. La TVA est calculee automatiquement.
3. 3Definissez la date de facture et la date d'echeance.
4. 4Enregistrez en brouillon puis cliquez sur Confirmer pour valider la facture.

Une facture confirmee genere automatiquement les ecritures comptables correspondantes (journal de ventes, TVA collectee).

Enregistrer un paiement

Lorsque vous recevez un paiement, enregistrez-le depuis Ventes > Paiements ou directement depuis la facture.

1. 1Ouvrez la facture concernee et cliquez sur Enregistrer un paiement.
2. 2Selectionnez le mode de paiement (virement, cheque, especes, carte bancaire).
3. 3Saisissez le montant recu. Les paiements partiels sont acceptes.
4. 4Validez. Le statut de la facture passe automatiquement a Paye (ou Partiellement paye).

Imprimer / exporter en PDF

Chaque document (facture, devis, bon de commande, bon de livraison) peut etre exporte en PDF professionnel :

1. 1Ouvrez le document souhaite.
2. 2Cliquez sur l'icone PDF dans la barre d'actions (ou le bouton Telecharger PDF sur la ligne du document dans la liste).
3. 3Le PDF est genere instantanement avec votre logo, les coordonnees de l'entreprise, le detail des articles, les taxes et le total.

Le PDF inclut automatiquement : en-tete avec logo et informations legales, tableau des articles, recapitulatif TVA, total TTC, conditions de paiement et coordonnees bancaires.

Creer un fournisseur

Depuis Achats > Fournisseurs, cliquez sur Nouveau fournisseur.

1. 1Saisissez le nom du fournisseur.
2. 2Selectionnez le type et le groupe fournisseur.
3. 3Ajoutez les coordonnees : email, telephone, adresse, pays.
4. 4Enregistrez. Le fournisseur est disponible dans tous les formulaires d'achat.

Creer un bon de commande

Depuis Achats > Bons de commande, cliquez sur Nouveau bon de commande.

1. 1Selectionnez le fournisseur.
2. 2Ajoutez les articles a commander avec quantites et prix d'achat.
3. 3Definissez la date de livraison souhaitee.
4. 4Enregistrez puis confirmez le bon de commande.

Enregistrer une reception

Lorsque vous recevez des marchandises, enregistrez la reception depuis Achats > Receptions.

1. 1Creez un nouveau bon de reception, en selectionnant le bon de commande correspondant.
2. 2Verifiez les quantites recues par rapport aux quantites commandees.
3. 3Selectionnez l'entrepot de destination.
4. 4Validez. Le stock est automatiquement mis a jour.

Creer une facture fournisseur

Depuis Achats > Factures fournisseurs, enregistrez les factures de vos fournisseurs.

1. 1Selectionnez le fournisseur et le bon de commande ou reception associe.
2. 2Verifiez les montants, articles et taxes.
3. 3Saisissez le numero de facture du fournisseur comme reference.
4. 4Validez. Les ecritures comptables d'achat sont generees automatiquement.

Ajouter un article

Depuis Stock > Articles, cliquez sur Nouvel article.

1. 1Saisissez le nom de l'article et son code (genere automatiquement si vide).
2. 2Selectionnez le groupe d'articles et l'unite de mesure (piece, kg, litre, etc.).
3. 3Definissez le prix de vente standard et le prix d'achat.
4. 4Activez le suivi de stock si vous gerez l'inventaire de cet article.
5. 5Enregistrez. L'article est disponible dans tous les formulaires de vente et d'achat.

Mouvements de stock

Les mouvements de stock sont enregistres depuis Stock > Ecritures de stock. Trois types de mouvements sont disponibles :

• Reception — Entree de marchandises en stock (liee a un bon de reception ou saisie manuelle).
• Sortie — Sortie de marchandises (liee a un bon de livraison, casse, perte, etc.).
• Transfert — Deplacement d'articles entre deux entrepots.

La plupart des mouvements sont automatiques : une vente facturee diminue le stock, une reception l'augmente. Les ecritures manuelles servent aux ajustements et corrections.

Consulter les niveaux de stock

La page Stock > Tableau de bord affiche en temps reel les niveaux de stock par article et par entrepot.

• Quantite en stock actuelle par article
• Repartition par entrepot
• Valeur totale du stock
• Articles en rupture ou sous le seuil d'alerte

Multi-entrepots

MAOS supporte la gestion multi-entrepots. Chaque mouvement de stock est associe a un entrepot specifique.

• Entrepot principal — Configure automatiquement a la creation de votre compte (ex: "Stores - DEMO").
• Entrepots supplementaires — Creez autant d'entrepots que necessaire (magasin, depot, vehicule, etc.).
• Transferts inter-entrepots — Deplacez des articles d'un entrepot a l'autre via les ecritures de stock.

Grand Livre

Le Grand Livre (accessible depuis Comptabilite > Grand Livre) affiche toutes les ecritures comptables de votre entreprise, triees par date.

• Filtrez par compte, periode, type d'ecriture
• Chaque ecriture est liee au document source (facture, paiement, etc.)
• Export PDF et CSV disponibles

Compte de resultat (P&L)

Le Compte de resultat presente vos revenus et charges sur une periode donnee. Il est genere automatiquement a partir de vos ecritures comptables.

• Revenus — Total des ventes facturees sur la periode.
• Charges — Total des achats et frais enregistres.
• Resultat net — Difference entre revenus et charges.

Bilan

Le Bilan presente la situation financiere de votre entreprise a un instant donne : actifs, passifs et capitaux propres.

Il est calcule automatiquement a partir du plan comptable et des ecritures. Aucune saisie supplementaire n'est necessaire si vos factures et paiements sont a jour.

Tresorerie

La page Comptabilite > Tresorerie vous donne une vue en temps reel de vos flux de tresorerie :

• Solde bancaire actuel
• Entrees prevues (factures clients a encaisser)
• Sorties prevues (factures fournisseurs a payer)
• Evolution sur les 30 derniers jours

Ecritures de journal

Les ecritures de journal permettent de saisir des operations comptables manuelles (ajustements, OD, amortissements, etc.).

1. 1Depuis Comptabilite > Ecritures de journal, cliquez sur Nouvelle ecriture.
2. 2Selectionnez le type d'ecriture (Ecriture de journal, Ecriture d'ouverture, etc.).
3. 3Ajoutez les lignes : compte debite, compte credite, montant.
4. 4Le total debit doit etre egal au total credit. MAOS empeche l'enregistrement si ce n'est pas le cas.
5. 5Enregistrez et validez.

Pipeline de ventes (Kanban)

Le Pipeline CRM affiche vos opportunites commerciales sous forme de tableau Kanban, avec les etapes :

• Prospection — Premier contact etabli.
• Qualification — Besoin identifie et budget confirme.
• Proposition — Devis envoye au prospect.
• Negociation — Discussions en cours.
• Gagne / Perdu — Resultat final de l'opportunite.

Deplacez les cartes d'une colonne a l'autre pour suivre la progression de chaque opportunite.

Gerer les leads

Un Lead est un prospect potentiel qui n'est pas encore client. Depuis CRM > Leads :

1. 1Creez un lead avec nom, societe, email et source (site web, salon, recommandation, etc.).
2. 2Qualifiez le lead en renseignant son besoin et son budget estime.
3. 3Convertissez le lead en client lorsqu'il est qualifie, puis creez une opportunite.

Suivre les opportunites

Les Opportunites representent des affaires en cours avec un montant et une probabilite de conclusion.

• Associez chaque opportunite a un client ou lead
• Estimez le montant potentiel et la date de conclusion
• Suivez la progression dans le pipeline Kanban
• Convertissez en devis quand l'opportunite est concrete

Poser une question sur vos donnees

MAOS Talk est votre assistant IA integre, accessible en bas a droite de l'ecran ou via le menu. Il interroge vos donnees reelles pour repondre a vos questions.

Comment ca marche :

1. 1Cliquez sur l'icone MAOS Talk ou tapez votre question dans le champ de saisie.
2. 2MAOS analyse votre question et identifie les donnees pertinentes (ventes, achats, stock, etc.).
3. 3L'assistant consulte vos donnees reelles et formule une reponse claire avec des chiffres concrets.
4. 4Vous pouvez enchainer les questions dans la meme conversation pour approfondir un sujet.

Exemples de questions utiles

Voici 15 exemples de questions que vous pouvez poser a MAOS Talk :

Generer un rapport PDF par la voix

MAOS Talk supporte la saisie et la reponse vocales. Vous pouvez generer des rapports PDF simplement en parlant :

1. 1Cliquez sur l'icone microphone dans MAOS Talk.
2. 2Dites par exemple : "Genere un rapport des ventes de janvier" ou "Donne-moi un rapport financier du trimestre".
3. 3MAOS analyse votre demande, collecte les donnees et genere le PDF.
4. 4Le rapport est telecharge automatiquement sur votre appareil.

Types de rapports disponibles par la voix : rapport de ventes, rapport financier, rapport de stock, rapport d'achats, analyse CRM, et plus encore.

Langues supportees

MAOS Talk comprend et repond dans 3 langues principales :

• Francais — Langue par defaut. Toutes les fonctionnalites sont disponibles en francais.
• Arabe — Support complet avec synthese vocale adaptee. Ideal pour les utilisateurs marocains.
• Anglais — Support complet pour les equipes internationales.

La detection de langue est automatique : parlez ou ecrivez dans la langue de votre choix et MAOS repond dans la meme langue.

Gerer les utilisateurs et roles

Depuis Parametres > Utilisateurs, gerez l'acces de votre equipe :

• Proprietaire (Owner) — Acces complet a tous les modules et parametres. Peut gerer les utilisateurs et l'abonnement.
• Administrateur (Admin) — Acces a tous les modules operationnels. Ne peut pas modifier l'abonnement.
• Manager — Acces aux modules de son perimetre (ventes, achats, etc.).
• Employe — Acces limite a la saisie de donnees dans les modules autorises.

1. 1Cliquez sur Inviter un utilisateur.
2. 2Saisissez l'email de la personne a inviter.
3. 3Selectionnez son role (Admin, Manager, Employe).
4. 4L'utilisateur recoit un email d'invitation pour creer son mot de passe.

Changer de pack

Passez d'un pack a l'autre depuis Parametres > Abonnement :

• STANDARD (499 MAD/mois) — Gestion commerciale de base, 2 utilisateurs, chat IA essentiel.
• PRO (999 MAD/mois) — + Achats, stock, recommandations IA, 10 utilisateurs.
• PRO+ (1 999 MAD/mois) — Tous les modules, IA strategique, agent vocal, utilisateurs illimites.

Le passage a un pack superieur est immediat. Le passage a un pack inferieur prend effet au prochain cycle de facturation. Aucune donnee n'est perdue lors du changement.

Facturation et abonnement

La page Facturation (accessible via le menu utilisateur) affiche :

• Votre pack actuel et sa date de renouvellement
• L'historique de vos paiements
• Les factures MAOS telechargeable en PDF
• La gestion de votre moyen de paiement (carte bancaire via Stripe)

Exporter vos donnees

Vous etes proprietaire de vos donnees. MAOS offre plusieurs options d'export :

• Export PDF — Chaque document (facture, devis, etc.) et chaque rapport peut etre telecharge en PDF.
• Export des listes — Les tableaux de donnees (clients, articles, factures) peuvent etre exportes.
• Rapports complets — Demandez a MAOS Talk de generer un rapport PDF complet par domaine (ventes, achats, comptabilite, stock).

Questions frequentes